Man muss unterscheiden zwischen den Vorgaben der Telekom und der Ausführung durch die Mitarbeiter.
Die Rechtsabteilung der Telekom wird sich sicherlich Gedanken darüber machen, wie die Rechtslage bei Eingang eines Kundenschreibens mit Kündigungswunsch aussieht. Entsprechend werden die Prozesse vorgegeben, welche Kündigung akzeptiert werden muss und welche Kündigung nicht akzeptiert wird.
Die aktuelle Vorgabe ist präzise: Das Kündigungsschreiben muss eindeutig vom Vertragspartner kommen (meine Freundin darf meinen Vertrag nicht kündigen, auch wenn sie die Rechnungen zahlt), es muss eindeutig der Kündigungswunsch aus dem Schreiben hervorgehen und es muss eindeutig sein, welcher Vertrag gekündigt werden soll.
Weitere Angaben sind nicht erforderlich, so lange eindeutig ist, welcher Vertrag gekündigt werden soll.
Beispiel 1: Wenn ein Kunde nur einen einzigen Vertrag hat, reichen schon Name, Anschrift und die 4 Wörter "ich kündige meinen Vertrag" ohne Angabe von Rufnummer, Kartennummer und ohne Unterschrift aus. Falls ein Kunde mehrere Verträge hat, muss der gewünschte Vertrag natürlich anhand von Rufnummer oder Kartennummer zu bestimmen sein.
Beispiel 2: Wenn ein Kunde seinen Namen nicht angibt, muss die Kündigung abgelehnt werden, auch wenn Rufnummer, Kartennummer, Kundennummer und Kundenkonto angegeben werden.
Wenn hingegen ein Kunde schreibt, dass er die Karte in eine Prepaid-Karte umstellen will, so ist das in den Augen der Telekom keine Kündigung, sondern ein Tarifwechsel. Beim Tarifwechsel gelten die üblichen Legitimationskriterien wie Kartennummer usw..
In der Praxis ist es so, dass die Telekom (wie viele andere Anbieter auch!) den Kundenservice im Rahmen von Outsourcing an externe Firmen abgibt. Bei deren Mitarbeitern ist das Fachwissen, wie ein Kundenauftrag gemäß Vorgabe der Telekom zu bearbeiten ist, leider nicht immer gegeben. Kündigungen werden teilweise auch von Hotlinern, die keine Schulung für schriftliche Kundenaufträge bekommen haben und sich in den Wartezeiten zwischen den Telefonaten (z.B. in der Nachtschicht) nützlich machen sollen, bearbeitet. So kommt es immer wieder dazu, dass Aufträge nicht so bearbeitet werden, wie die Telekom es vorgibt.