Ich würde dir einen Sharepoint-Server empfehlen, denn kannst du relativ günstig einkaufen bei diversen Hostern. Das ist eine sehr saubere Lösung.
Das Backup löst sich dadurch, du hast die Daten überall verfügbar.
Sicherheit sollte da kein Thema sein, bei einem seriösen Hoster muss die Sicherheit korrekt implementiert sein.
Damit kannst du dann auch User anlegen und diesen Usern Berechtigungen geben, damit sie Sachen anschauen können, die sie interessieren könnten.
Gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Versionisierung, direktes Online-Bearbeiten, tolle Office-Integration und vieles mehr.
Alternativ bietet sich natürlich die Möglichkeit an, einen NAS-Server (grob gesagt: Netzwerkspeicher) zu machen mit einem RAID, diesen dann periodisch auf eine externe Festplatte backupen und die Festplatte extern auslagern.
Mittels dyn-dns/statischer IP & FTP-Server könntest du dann sogar von überall auf deine Dokumente zugreifen, bedingt jedoch einen halbwegs schnellen Upstream.
Backup auf DVDs würde ich nicht, heute sollte ja Backup to Disc der Standard sein.
Kostenmässig fragt es sich... Ein Sharepoint kostet monatlich etwas, ein NAS / Festplatte kostet in der Anschaffung relativ viel. Ich würde für diesen Zweck zum Sharepoint tendieren.
Was für ein Format - eine gute Frage. docx-files / pdf.. Viel anderes bleibt dir ja nicht übrig. Die Microsoft-Open-XML-Formate (docx / xlsx / pptx) eignen sich gut und, ich würde sagen, sind auch halbwegs zukunftsicher. Und es gibt von Microsoft Tools, um alte doc-Files auf docx umzurüsten. Das wird es bei einem erneuten Wechsel sicher auch geben.
Bei gescannten PDF ist allerdings die Grösse ein Problem, wenn der Scan-to-PDF-Engine nicht so toll ist. Ich habe letztens interessantes festgestellt, habe ein 22-seitiges Dokument gescannt. Das hatte dann gegen 10 MB. Nachdem ich es mit dem Acrobat Writer gespeichert hatte, war es noch 1 MB gross, also eine Reduktion um 90%. Du siehst, damit kann man viel ändern was das Gesamtvolumen angeht.
Zusätzlich mit Texterkennung und sauber gescannt, sollte noch mehr reduziert werden können.
Ich hoffe das gibt dir etwa eine Idee..
Ansonsten einfach Nachhaken!