Es gibt zunehmend Firmen, welche keine anfassbaren Waren, sondern nur Daten bewegen (z.B. Softwareentwicklung, Grafiker, Online-Marketing, Vertreter). Deren Mitarbeiter zeitweise auch von zu hause aus arbeiten, oder auch z.B. von Nassau/The Bahamas.
Wichtig ist da z.B., dass alle Mitarbeiter weltweit profesionell erreichbar sind, vom Büro und unterwegs arbeiten können. Kunden sollen gar nicht mitbekommen, dass von unterwegs oder zu hause gearbeitet wird. Dann gibt es noch Dinge wie eingehende Belege in Papierform, Steuerberatung, ladungsfähige Adresse,...
Für so eine Anwendung suche ich eine optimale Lösung für ein "virtuelles Büro".
Wir machen das bisher so:
zentrale Datenablage/Email/Kalender/Kontakte:
-Office 365 (=Exchange mit Extras, Thread zu hosted Exchange hier auf TT), 10€ je Mitarbeiter und Monat, alles drin inkl. Office-Software/Skype Business und Apps für Smartphone
-Server im RZ für Internetseiten usw., automatisierte Backups woandershin (natürlich alles mit Zugriff über Weboberflächen)
Hardware:
-Smartphone mit relativ großem Display für kleinere Dinge
-Laptop/Macbook oder PC im Büro/im Homeoffice für größere Arbeiten
Datensicherheit unterwegs:
-nach Möglichkeit nur Nutzung von Mobilfunk, kein Hotel-WLAN etc.
-niemals Nutzung von fremder Hardware (Keylogger-Problematik)
-viele Daten werden sowieso immer verschlüsselt übertragen
-bei Bedarf: VPN zur FritzBox im Büro ist auf jeder Hardware eingerichtet und kann mit 2 Klicks aktiviert werden, von dortaus geht es mit 10/10 MBit/s ins deutsche DSL.
Telefonie:
-nur noch Smartphones, inkl. Festnetznummer, inkl. abgehend angezeigter Festnetznummer (CNS im DT-Netz).
-Telefonbuch/Kontakte natürlich über Office 365 (Exchange) automatisch synchronisiert
ladungsfähige Adresse:
-bei uns unser Büro
-angedacht: virtuelle Adresse bei Büroservice mieten, die paar eingehenden Briefe in Papierform einscannen und per Email zu uns senden lassen
-falls wir uns dann doch mal real zu einer Bespechung treffen, gehen wir z.B. in eine Gaststätte oder nehmen ein Coworking-Tagesticket
Steuern:
-bisher konservativ: jeder Beleg wird ohne 1s Zeit mit Nachdenken zu verschwenden ausgedruckt und geht am Monatsende zum StB, welcher auch die Buchhaltung (Steuern, Lohn,...) durchführt
-Stellfläche beim StB gemietet, damit alle steuerlichen Dokumente nur noch dort aufbewahrt werden
-angedacht: DATEV-Online-Zugang mieten (direkt, oder über StB), dort einfach die ganzen .pdf's hochladen (und die paar Papierbelege einscannen und hochladen), die OCR der DATEV ggf. mit manueller Nacharbeit buchen lassen, und auf Knopfdruck alle Erklärungen/Lohnzettel etc. generieren
Wie löst Ihr das möglichst komfortabel (es kommt hier auf einen Hunderter mehr Kosten im Monat nicht an)?