Hallo,
ich mache das bisher so :
Im früheren eigenen Shopsystem war das gespeichert, was der Kunde eingegeben hat. In der Regel Name, Adresse, email . Vertragsformulare kamen immer als leeres pdf zum Kunden, da war nichts mit online ausfüllen/speichern. Die Kundenunterlagen kamen dann per Post zu mir zurück.
Eingehende Unterlagen werden hier wie folgt behandelt :
Variante 1 : der Netztanbieter will die Unterlagen im Original - dann schicke ich die Unterlagen komplett dort hin
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Variante 2 : der Netzanbieter will die Unterlagen nur per Fax - das Vertragsformular/Anschreiben des Kunden ect. lege ich hier ab. Dabei wird nichts gescant und auf elektr. Datenträgern gespeichert. Die Ablage ist nur in Papierform, Aktenordner.
Perso und EC-Kartenkopie werden sofort nach der erfolgreichen Faxübermittlung an den Netzanbieter hier vernichtet (gesetzeskonform, wie bei handydealer24, Partikelschnitt).
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unsere Ablage : Die Unterlagen werden nach Ablauf der gesetztlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet (z.B. nach 6 Jahren für Bestellunterlagen, 10 Jahre für Rechnungen) (gesetzeskonform, wie bei handydealer24, Partikelschnitt).
viele Grüße
Christian