Das "Papierarme Büro"

Es gibt Neuigkeiten für Interessenten einer kostengünstigen Lösung für papierarmes Arbeiten:

1. Die erste heißt: CIB PDF-Brewer

Der PDF-Brewer ist ein Modul, dass sich in viele Anwendungen intergrieren lässt - so auch in MS-Office. Das besondere am PDF-Brewer:

Im Gegensatz zu allen anderen mir bekannten (kostenfreien) Zusatzmodulen können Word & Co. nach der Installation nicht nur (als eine Art virtueller Drucker) PDFs erstellen. PDF wird vielmehr zu einem Universalformat wie etwa rtf und doc. Die mit MS-Office im PDF-Format abgespeicherten Dokumente können wie gewöhnliche Word-Dokumente bearbeitet werden. Theoretisch kann PDF so sogar zum Standardformat gemacht werden.

Die Freeware-Version für den nichtkommerziellen Gebrauch hat die Besonderheit, dass in Speichervorgänge eine Verzögerung von zehn Sekunden implementiert ist. Für den Gelegenheitsschreiberling im privaten Bereich sehe ich das nicht als große Behinderung.

- E d i t: -
Mit dem PDF-Brewer kann auch eine ganze Reihe von Bildformaten (so etwa in der Vergangeheit als TIFF gescante Dokumente) per einfachem Klick (im Kontextmenü) in das PDF-Format gewandelt werden. Durchsuchbar werden sie mit:

2. Der PDF-XChange-Viewer:

Dieser Viewer ist der einzige mir bekannte kostenfreie mit integrierter OCR-Texterkennung. So können auch ohne kommerzielle Zusatz-SW im PDF-Bildformat selbst gescante Dokumente komfortabel per Volltextsuche durchsucht werden. Reine Bild-PDFs werden zu diesem Zweck in durchsuchbare PDF-Dateien (in diversen Varianten) umgewandelt.

Wenn ich das richtig verstanden habe, soll es sogar möglich sein, die so gewandelten Dokumente abzuspeichern. Danach wäre eine Volltextsuche mit jedem beliebigen PDF-Reader möglich - allerdings habe ich diese Funktionalität (noch) nicht selbst getestet. Angeboten wird das jedenfalls mi Menü.

- E d i t: -
Gerade getestet. Funktioniert wunderbar. Jedes selbst gescante PDF-Dokument kann mit hoher Genauigkeit in ein Searchable-PDF umgewandelt werden. Somit ist eine Volltextsuche auch auf Systemen ohne XChange-Viewer möglich. :top:

So, das waren meine aktuellen Infos zu meinem Projekt, das inzwischen richtig Fahrt aufgenommen hat - die Zahl meiner Dokumenten-Scans liegt zwischenzeitlich im mittleren fünfstelligen Bereich. Um Scans zügig durchführen zu können, verzichte ich zunächst auf die Durchführung der Texterkennung beim Scanvorgang, da ich die Volltextsuche bei vielen Dokumenten wohl niemals benötigen werde. So habe ich mich entschlossen, die Dokumente lediglich in bestimmten Sachgebieten oder eben bei Bedarf durchsuchbar zu machen.

Bis denne

Frankie

Zu den im vorhergehenden Thread benannten Progs ziehe ich nach Verwendung im praktischen Bereich (vorläufiges) Fazit:

1. CIB PDF-Brewer:

Ein MS-Office Add-In, das für gewöhnlichen Schriftverkehr an Genialität kaum zu überbieten ist. Die mit dem PDF-Brewer aus Word heraus erzeugten PDF-Dokumente sind von der Dateigröße her sogar noch etwas kleiner als Word-Dateien im doc-Format. Bei der Nutzung der üblichen virtuellen Drucketreiber erhöht sich der Speicherbedarf leicht um ein Vielfaches. Das lässt sich beim Wechsel zwischen den entsprechenden Erstellungsverfahren im dem Menu des PDF-Brewers leicht nachvollziehen.

Hier überlege ich die Anschaffung von ein bis zwei Lizenzen (jeweils günstige 19,- €), obwohl die Wartezeit von 10 Sekunden beim Speichervorgang aus meiner Sicht wirklich erträglich ist.

2. PDF-XChange-Viewer:

Wer auf Freeware setzen möchten, darf sich mit der OCR-Texterkennung auf eine Funktion freuen, die üblicherweise nur kostenpflichtige Lösungen anbieten. Diesen Viewer habe ich auf meinen Net-/Notebooks installiert, die nicht mit kommerzieller Software ausgestattet sind. Die oCR-Funktion arbeitet anstandslos und erkennt lesbare Texte in vernünfiger optischer Qualität fast fehlerfrei.

Als kostenfreie Lösung ist mir noch nichts vergleichbares begegnet.

Ich hoffe, dass die Vorstellung dieser beiden Programme für den einen oder anderen von Nutzen ist und weiterhilft beim Weg in eine papierarme Zeit.

Frankie

Zitat

Original geschrieben von BornToRun
Aber wenn man sowieso schon wissen muss, in welcher Datei zu suchen ist, dann bringt einem das ja auch nicht mehr sooo viel. Der Anwendungsfall, der bei einem solchem System wahrscheinlicher und auch viel interessanter sein dürfte, ist doch, aus einem ganzen Wust von PDFs diejenigen raus zu filtern, die die betreffenden Stichworte enthalten. Dabei hilft einem diese Lösung doch so überaupt nicht weiter.
...

Darüber habe ich bisher noch nicht nachgedacht. Persönlich geht es mir tatsächlich darum, innerhalb von Dokumenten zu suchen. Nur als Beispiel seien Kontoauszüge genannt. Suche ich nach einer Buchung, kann ich ich nach dem Betrag oder einem beliebigen Wortfetzen suchen. Dazu sei angemerkt, dass ich sämtliche zu einem Konto gehörenden Auszüge chronologisch geordnet in einer einzigen PDF-Datei "abhefte". Gleiches gilt für andere zusammengehörige Dokumente, so das eine Suchfunktion auch innerhallb einer Datei sehr von Vorteil sein kann.

Zudem:
Wenn man in durchsuchbaren PDFs, die mit anderer Software erstellt wurden, nach dem Inhalt suchen kann, sehe ich keinen Grund, warum das bei denjenigen, die der XChange-Viewer erzeugt, nicht funktionieren soll. Aber wie schon geschrieben, solche Indexierung benötige ich nicht.

Zitat

Original geschrieben von BornToRun
... , aber mein Canon-Multifunktionsgerät kann mittels der beiliegenden Windows-Software gescannte Texte direkt als durchsuchbare PDF-Dokumente abspeichern. Wenn man diese vom System indizieren lässt, ...

In der Tat liefert Canon (wie auch einige andere Hersteller) vorzügliche Software mit. Aber längst nicht alle machen das. Philips jedenfalls nicht.

Zitat

Original geschrieben von BornToRun
...
Wie man als Privatmensch auf schätzungsweise 50.000 Dokumente in 2,5 Jahren (sagtest du das nicht?) kommt - vorausgesetzt, man scannt nicht jeden Einkaufszettel und jede Telefon-Kritzelei ein -, danach frage ich lieber gar nicht erst.

Die 50.000 Belege resultieren ja nicht aus 2,5 Jahren. Der größere Teil dürfte aus zurückliegenden Jahren stammen, in denen meine Frau selbstständig war und wir noch keinen Scanner hatten. Die Ordner lasse ich natürlich durchlaufen, ohne den Inhalt im einzelnen zu überprüfen. Da kommt einiges zusammen, von dem ein guter Teil zusätzlich der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegt, und daher nicht einmal entsorgt werden darf. Allerdings liegen diese Sachen nach dem Scannen nun verpackt und verschnürt in der letzten Ecke des Speichers.

Auch in den letzten 2,5 Jahren hat sich etliches angesammelt. Ich mag nicht ins Detail gehen wollen. Es gibt Bereiche, in denen Berge von Papier anfallen - allein mangels Online-Banking und Teilnahme am Email-Verkehr. In meinem Privatleben existieren etliche Tätigkeitfelder, darunter auch eine ehrenamtliche Tätigkeit als Schriftführer ... da kommt schon einiges zusammen.

Zeit, die andere in der dunklen Jahreszeit vor der Glotze hängen, verwerte ich halt anders. Jedem das Seine.

Frankie

Ich hab halt nix Vernünftiges gelernt, mit dem ich anders produktiv sein könnte ...

Edit:
Andererseits resultieren aus meinen Freizeitbeschäftigungen (zumindest mittelbar) pekuniärere Vorteile, die u.a. eine sozialversicherungspflichtig beschäftigte Haushaltshilfe (mit-)finanzieren. Also ein Ergebnis, bei dem etwa ein Prof. Sinn vor lauter Freude wie Rumpelstielzchen ums Feuer hüpft. :p