Auch ich arbeite seit Jahren mit einem papierarmen Büro. Alles wird eingescant und nur wertige Dokumente werden nach Datum abgeheftet. Nach etlichen Versuchen mit "Dokumentenverwaltungen", die eher Verwirrung als Klarheit stifteten, bin ich zu folgender Praxis zurückgekehrt:
Dokumente werden im PDF-Format als Bild gescant und automatisiert mit einem zweiten Layer im Hintergrund versehen, der eine Textsuche ermöglicht. Leider unterstützt MS das durchsuchbare tiff-Format (vormals Office Document Imaging) nicht mehr. Persönlich halte ich das immer noch für zukunftsfähiger als ein proprietäres Format wie PDF. Aber die Marktmacht hat gesprochen.
Herkömmliche Papierordner ersetze ich durch PDF-Dateien, die auch schon mal 1.000 oder 2.000 Seiten haben können. So kann ich ganz einfach nach dem gewohnten System weiterarbeiten - mit Volltextsuche, die sich in der Praxis als unschlagbar erwiesen hat. Stundenlanges Suchen war gestern.
Die Akten/Ordner verwahre ich nach Sachgebieten getrennt im normalen Windows-Ordnersystem auf einem Server, auf den ich von jedem Gerät Zugriff habe. Selbstverständlich offline ganz ohne Cloud. Zugriffe von erfolgen via VPN.
Allerdings baue ich (nahezu) komplett auf Microsoft, um so Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Zwischen Office 2007 und 2013 ist alles im Einsatz. Nur Office 2016 fällt wegen der Inkompatibilität des OneNote-Formats raus. OneNote ist an Genialität im Übrigen kaum zu überbieten, hat es doch eine Sync-Funktion im eigenen Netzwerk bereits integriert. Für Outlook gilt das leider nicht.