Danke. Prinzipiell gibts (min.) zwei Möglichkeiten:
a) lokaler Sync: Outlook <-> Handy, oder
b) remote Sync: Outlook <-> Server <-> Handy
a): eine PC-Software synct die Daten aus Outlook mit dem Handy:
- SE liefert dazu die PC-Suite (IIRC) mit
- FJSoft bieten MyPhoneExplorer für SE (und Android?) an
- iTunes bei Apple i*-Produkten
- etc.
b): Der Server (Exchange) kann dabei ein PC im Büro sein, oder bei einem Webhoster sein Zuhause haben (sog. Managed Exchanged Services) bzw. von einem großen Online-Dienst (Google GMail) nachgebildet werden.
Ein eigener Exchange-Server ist nur bei etlichen (ab 5-10 Nutzern) von den Kosten her interessant, IMHO.
Managed Exchange Dienste liegen bei ca. 5-20 EUR pro Monat und Nutzer.
Google Gmail gibts für "umsonst" (bezahlt wird mit Daten statt mit Geld) aber auch für Firmenkunden gegen Entgelt.
Die Integration von Outlook mit Exchange läuft über ein anderes Protokoll als zwischen Exchange und Handy (grob gesprochen). Deshalb brauchst bei Exchange-Alternativen wie Gmail ein extra Plug-in in Outlook welches die Daten zwischen Outlook und Gmail abgleicht. Die Software für den Abgleich zwischen Server und Handy ("EAS") ist meist vorhanden bzw. integriert.
Ich teste derzeit eine "Zwischenlösung": ein virtueller Zarafa-Server (quasi ein Exchange-Nachbau) wird über einen Connector (PC-Software) mit Outook verbunden; z-push (ein Exchange Active Sync/EAS-Gateway) "spricht" mit einem geeignetem Handy. Sync funktioniert soweit in beide Richtungen mit leichten Abstrichen (z.B. werden Termine immer als "Meetings" angelegt und der Status der Aufgaben wird auf "Nicht gestartet" bei Änderungen auf dem Handy zurückgesetzt).
Ich an Deiner Stelle würde mit a) anfangen und wenn das nicht zufriedenstellend klappt mit einem Managed Exchange Dienst ("Wolke"), dort gibts auch Hilfe bei der korrekten Anbindung von Outlook und einem Exchange Active Sync-fähigem Handy, weitermachen. Plane am besten neben mehreren (!) Backups Deiner Daten auch ausgiebige Tests ein - der "Sync-Teufel" steckt im Detail ... Stichwort: Serientermine bei denen einzelen Instanzen verändert oder gelöscht werden 
hjrauscher
P.S.: Eigentlich ein "Wahnsinn" an Aufwand um Daten zwischen PC und Handy syncron zu halten :cool: