Gelegentlich haben/hatten wir ähnliche Probleme mit der zentralen Ablage von Dokumenten auf dem Netzwerkserver.
Sicherlich spielt Faulheit/Trägheit einzelner Mitarbeiter eine Rolle. IMHO sollte man sich aber auch Gedanken über die Art und Weise (Praktikabilität) der Ablage machen.
In vielen Programmen (Office etc.) lassen sich z.B. von vornherein entsprechende Dateispeicherorte (für Vorlagen, Dokumente etc.) konfigurieren, sodass man bei "Klick" auf 'Speichern' unmittelbar auf dem Netzwerkverzeichnis landet. Dann ist es schon eher aufwendig, sich wieder zurück auf seinen eigenen Desktop zu hangeln.
Eine vernünftige/praktikable Ordnerstruktur für die differenzierte Ablage auf dem Server (nach Projekt, Mitarbeiter, Geschäftseinheit etc.) sollte ebenfalls vorhanden sein.
Ansonsten kann ich mich nur meinem Vorredner anschließen, wobei ich zunächst in einem internen Schreiben auf die Nachteile der lokalen Ablage hinweisen würde (Ausschluss vom Backup, Zugriffsmöglichkeiten anderer Personen etc.). Eine Darstellung der allgemein zu nutzeneden Ablagestruktur (Pfadangaben, Benennung der Dateinamen etc.) hat sich bei uns ebenfalls bewährt.
Bei uns gibt es eigentlich nur noch Probleme mit der zentralen Ablage aller Mailinformationen, da jeweils lokale *.pst profile bestehen.