Papierloses Büro?!? Dokumente scannen...

Klar reicht das, wenn Du nur Verbraucher bist und nix für die Steuer brauchst.

Zitat

Original geschrieben von flatty
Klar reicht das, wenn Du nur Verbraucher bist und nix für die Steuer brauchst.

So pauschal lässt sich das leider nicht sagen. Zumindest bei Verträgen, Versicherungspolicen usw. wäre ich da sehr vorsichtig. Im Hinblick auf Rechnungen und andere Dokumente mag es aber auch den ein oder anderen Fall geben, wo ein Originaldokument viel Ärger ersparen kann...

Keine Ahnung, ob bei entsprechend sicher arbeitenden zertifizierten System (die recht teuer sein dürften) die Vernichtung der Originale dann keine Probleme bereitet.

Ich scanne schon seit Jahren alles ein. Gescannt wird als JPG in 150DPI farbe, was dann in ein PDF eingebettet wird (Mit PDFLap auf dem Mac).
OCR habe ich mal probiert, allerdings war die Erkennung so fehlerhaft, dass man viel nachkorrigieren musste. Dann hab ichs lieber gelassen. Eine sinnvolle Ordnerstruktur reicht mir aus um alles wiederzufinden.

Wichtige Sachen wie Rechnungen, Verträge, Alles von Banken wird als Original aufgehoben, der Rest wird geschreddert.

Naja, PDF finde ich nicht so toll. Aus dem ganz einfachen Grund: wenn ich mehrere Dokumente anschauen will, dann brauche ich nur den "Pfeil-nach-rechts/links" Button zu klicken. Beim anderen muss ich jedes Dokument auf und zu machen.

Wenn man gezielt ein Dokument sucht, dann kann PDF sicherlich sinnvoll sein.
Der Vorteil bei JPG ist auch der, dass die Miniaturansicht schneller lädt als bei PDF. Ich weiß nicht, ob es das bei PDF gibt.

Wer professionelle Tools nimmt, der kann in Graphikdateien auch Infos einbetten.
Dabei muss man best. Formate nehmen.

Ob PDF oder JPG, der Erfolg liegt darin, dass man gut ordnet (Order, Unterordner, Kategorien, etc.)

Andersherum wird ein Schuh daraus: du kannst mehrere pdf-Dateien gleichzeitig öffnen. Und eine Miniaturansicht aller Seiten bringt der Acrobat ohnehin seit alters mit. Und Dinge wie Verschlagwortung ebenso.

Aber ist es der Aufwand wirklich wert?
Ein Leitz-Ordner pro Jahr dürfte doch für den privaten Kram reichen - und alle paar Jahre schmeißt man dann den ältesten weg. Außer dem Platz den 5 Ordner in Anspruch nehmen sehe ich da jetzt keine wirklichen Nachteile.

Grundsätzlich stimme ich dir zu. Jedoch bin ich als Beispiel im PC wesenltich ordentlicher als bei Papier und finde so viel schneller Dinge wieder.

Da bei reicht mir allerdings ein vernünftiger Dateinamen im vernünftigen Ordner, Dokumente durchsuchen muss ich da nicht.

Zitat

Aber ist es der Aufwand wirklich wert?

Das eben fragte ich mich auch schon. Wie oft schauen sich die User eigentlich ihre eingescannnten Verträge, Rechnungen und andere wichtige Dokumente an, dass es sich lohnt darüber zu sprechen, dass jpg-Dateien schneller geöffnet werden und einfacher durchgeklickt werden können als die gleichen Dateien im pfd-Format :confused: Ich habe als Normalsterblicher natürlich auch diverse Versicherungsunterlagen, Gehaltsnachweise oder Rechnungen, alles in einem Ordner gesammelt. Und diesen Ordner habe ich noch niemals durchgeblättert - weil, so spannend finde ich diese Unterlagen auch wieder nicht Und das alles einscannen und archivieren, damit ich im schlimmsten Falle elektronische Kopien zur Hand habe, die dann doch nichts wert sind, weil allenthalben bekannt ist, dass solche Formate spielend leicht zu manipulieren sind?

Auch wahr, aber ist nun nur anfangs ein großer Aufwand. Der Vorteil ist aber der, dass man evtl. später schneller auf best. Papiere zugreifen kann. Später ist es aber einfacher. Man braucht nur jeden Monat einmal zu scannen und da geht evtl. nur halbe bis eine Stunde weg. Das ist soweit ok.

Richtig scannen?

Wie kann man ein Dokument so scannen, dass der Ausdruck wie eine Kopie aussieht? Wenn ich meinen Scanner als Kopierer einsetze, ist der Ausdruck fast wie auf einem richtigen Kopierer (nur etwas mehr Rand) und das Ergebnis ist meiner Meinung nach auch lesbarer als ausgedruckte Graustufen-Scans.

Außerdem arbeitet der Scanner im Kopiermodus wesentlich schneller, so dass ich auch vermute, dass die Daten viel weniger Platz auf der Festplatte einnehmen würden.

SW Modus beim Scannen liefert irgenwie nicht dasselbe Ergebnis wie die Kopieremulation.